El área de ACOGIDA puede
entenderse como el “conjunto de actitudes de los miembros del equipo de JyP
Tenerife para con cualquier persona que se acerca a la entidad por diversidad
de razones o motivaciones”.
Esas actitudes
fundamentalmente deben ser de:
1.
Escucha activa, mostrando atención a lo que plantea.
2.
Recibirle
con absoluto respeto sean cuales sean las formas en que esa persona se presente.
3. Tratar de responder a lo que plantee aportándole lo que solicita y, en caso de no poder darle respuesta, derivarle a la persona o entidad donde sí pueda hallar respuesta eficiente.
Esas tres actitudes esenciales
las suele desempeñar a diario la persona o personas que atienden las labores
administrativas de la entidad en el local ubicado en Calle Santiago Beyro nº
15A en Santa Cruz de Tenerife de 9 a 13 h y de 16 a 19 h. de lunes a jueves.
Es de enorme importancia esta área dentro de la entidad por
varias razones:
a.
Es la puerta de entrada de toda persona que se acerca a la
entidad y es la primera imagen que todos se llevan al contactar y para algunos
quizás la única.
b.
Es el eje alrededor del cual gira todo el plan de actuación
de la misma.
c.
Aporta al resto del equipo una gran cantidad de informaciones
útiles para el desempeño de los diversos talleres y proyectos.
1.1.- Respecto a las personas que acuden a la entidad:
1. Acoger incondicionalmente a la persona que
acude al local o llama por teléfono o bien escribe a través del correo
electrónico para plantear lo que fuere.
2.
Que la persona se sienta bien recibida, respetada, escuchada y
pueda expresarse con libertad.
3.
Obtener a través del
diálogo atento una idea clara de lo que la persona plantea y aportarle las
respuestas que necesita.
4.
Caso de no poder
darle respuesta desde las posibilidades de la entidad derivarle a otros
recursos donde sí pueda recibir la ayuda u orientación que esa persona necesite.
1.2.- Respecto a las tareas administrativas:
5. Mantener al día el control de los correos electrónicos y todo lo que a las
cuentas de la entidad vaya llegando: justiciaypaz.tenerife@gmail.com
y justiciaypaztenerifeadm@gmail.com
dando respuesta lo más inmediata posible a lo que la requiera e informando de
ello al resto del equipo especialmente cuando sean cuestiones que afecten el
funcionamiento de la entidad.
6.
Responder con
amabilidad a las llamadas telefónicas aportando las respuestas que se requieran y
dejar o mandar recado a quien corresponda si acaso estas llamadas tienen que
ver con determinadas personas del equipo.
7. Llevar control de las cuentas: entradas y salidas (en metálico o en especie) dejando constancia escrita en la planilla correspondiente.
8.
Tener controlada,
ordenada y actualizada la documentación de la entidad siempre disponible
para quien la requiriese por las razones objetivas que fuere.
9.
Prestar atención a
posibles ayudas o subvenciones a las que podamos acceder y sirvan para
mejorar o poder emprender nuevas acciones coherentes con las metas que la
entidad se propone alcanzar.
10. Poner especial atención a las NOTIFICACIONES recibidas de Hacienda o de
cualquier organismo público y responder a las mismas lo antes posible tras
informar de ello al órgano de gobierno de nuestra entidad.
11. Llevar control mensual de las cuentas corrientes
relacionadas con la entidad. Cada 6 meses descargar el extracto de estas
cuentas y guardarlo en la carpeta de contabilidad del año natural en el que
estemos.
12. Enviar al Departamento de Economía del Obispado de
Tenerife en los primeros días de enero la “Memoria justificativa contable” de
la entidad y especialmente el conjunto de donativos que JyP ha recibido
a lo largo del año natural haciendo constar en la planilla ya preparada al
efecto:
1.
Nombre
y apellidos de la persona donante.
2.
Dirección
postal completa: calle/plaza/pasaje/travesía,… nº, C.P., municipio y provincia.
3.
Su
DNI, NIE o pasaporte.
4. Cantidad total donada desde el 1 de enero del año en curso hasta el 31 de diciembre.
5. Fecha en que hizo su donativo (si son varios anotar la última fecha).
13. Enviar a cada donante un documento (a través del correo
electrónico) en el que conste el monto
total de sus donativos a la entidad para que esta persona pueda justificar
esto en la Declaración de la Renta.
14. Barrer la acera y las escalerillas de acceso al local
cada día.
15. Mantener los locales de la entidad siempre limpios,
ordenados, acogedores.
16. Controlar que los aparatos estén siempre en buen estado: ordenadores,
impresora, teléfonos,… y avisar a quien corresponda cuando alguno funcione mal
o necesite renovarse.
17. Garantizar que al cerrar el local esté todo en orden: todas las luces y
aparatos apagados, el cuarto de aseo con los grifos bien cerrados, sin fugas de
agua y las puertas bien cerradas.
2.- METODOLOGÍA.
2.1.- Diaria:
1)
Conectar
los aparatos:
a.
Regleta
de la impresora.
b.
Regleta
de los ordenadores de la sala de Informática/Inglés.
c.
Regleta
del ordenador de mesa.
2)
Barrida
rápida de los locales de la oficina y pasar la fregona.
3)
Barrer
la escalerilla de acceso al local y luego la acera (toda la que linda con
nuestro local).
4)
Abrir
las bandejas de entrada de las dos cuentas de correo para ver si hay correos
que contestar o notificaciones de interés para la entidad.
5)
Dar
la bienvenida y acoger con amabilidad a toda persona que acuda al local y
atenderle en todo lo posible realizando a continuación las gestiones
pertinentes según lo que esta persona plantee:
a.
Si
esa persona necesita apuntar a sus hijos en Refuerzo Escolar o campamentos
urbanos, o para cualquier otro proyecto o taller,... tomar nota de sus datos en el archivo excel correspondiente.
b.
Lo
mismo si quiere ser voluntario/a o socio de la entidad.
c.
Si
necesita algo que no podemos ofrecerle nosotros darle información de entidades
que sí puedan darle respuesta efectiva y si esa persona está decidida ya en
acudir a determinada entidad formalizar una “hoja de derivación” para que
cuando llegue a ese destino esa nueva acogida en ese nuevo recurso tenga la
formalidad necesaria.
d.
Si
lo que es apersona finalmente lo que quería era tan sólo conversar, ser
escuchada, atendida,… si más… igualmente
prestarle toda la atención.
6) Responder al teléfono en cuanto éste suene. Caso de que también haya personas en el local a las que se esté atendiendo procurar abreviar lo más posible la conversación telefónica.
7)
Poner
atención a las necesidades de los monitores y de las personas participantes de
los talleres de Informática, Inglés, La Viña, Conéctate, HH. cognitivas y
sociales.
8)
Realizar
las gestiones presenciales o a través de internet que sean necesarias
(mañanas).
9)
Dejar
todo en orden y correcto al final de cada jornada: luces y aparatos todo
apagado, grifos del baño cerrados, puertas bien cerradas.
2.2.- Semanal:
10)Comprobar que está toda la documentación de
la entidad esté en su lugar y esté todo correcto.
11)Planificar la semana siguiente: anotar todas
las tareas que estén pendientes para darles cumplimiento en cuanto haya espacios
libres.
2.3.- Anual:
12)Cumplimentar la planilla de donativos para
enviarla al Obispado: economo@obispadodetenerife.es
y caso de dudas exponerlas antes escribiendo a ese correo o bien llamando al 922258640
13)Enviar a las personas donantes un correo
electrónico en el que se detalle el monto total de su donativo durante el año
natural y así tenga conocimiento de ello cuando tenga que hacer la declaración
de la RENTA.
14)Redactar MEMORIA de todas las personas atendidas
en el local organizándolas según el taller o proyecto en el que se han
inscrito.
15)Redactar MEMORIA contable del año natural
recién concluido de acuerdo al modelo de ISAL (Instituciones Sin Ánimo de
Lucro) o en su defecto siguiendo la planilla empleada hasta el momento.
16)Actualizar telemáticamente los datos de la
entidad para el Registro Municipal de Santa Cruz de Tenerife.
17)Hacer transferencia de las cuotas a la
Federación de Plataformas del Voluntariado del Gobierno de Canarias (50 €) y a
Justicia y Paz España (300 €).
18)Estar al tanto de ayudas o subvenciones a las que se pudiera acoger nuestra entidad, informar de ello al instante al equipo y ponerse a dar los pasos necesarios para poder enviar a tiempo nuestra candidatura.
1.
HUMANOS:
A ser posible dos o tres personas al menos con conocimientos ofimáticos y
administrativos.
2.
MATERIALES:
a.
Locales
de JyP Tenerife.
b.
Material
fungible: libretas, útiles de escribir, papel de reciclaje, folios,…
c.
Otros
materiales: ordenadores, móviles, tablets, internet,…
3. CALENDARIO/HORARIO: Lunes a jueves de 9 a 13 h y de 16 a 19 h.
4.- EVALUACIÓN.
3.1.- Autoevaluación.
- Se llevará a cabo al final de cada mes:
- Elementos positivos que el equipo de Acogida ve en su labor.
- Elementos negativos o mejorables.
- Propuestas de mejora para el siguiente mes.
- Se adoptan los compromisos que este equipo considere oportunos para mejorar su gestión.
3.2.- Memoria global escrita.
- Haciendo una síntesis de lo realizado a lo largo de todo el año natural: Elementos positivos, negativos y propuestas de mejora en relación con la labor desempeñada.
- Redactando las memorias contable y la de las personas acogidas.
- 822693839 - 601197734
- justiciaypaz.tenerife@gmail.com
- C/. Santiago Beyro Nº 15A - Santa Cruz de Tenerife
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