PBF-6: Área de Acogida

Hay otras áreas de compromiso transformador en la entidad tan importantes y esenciales como los citados en el Programa AREM y tienen la particularidad de que afectan a todo el plan de acción que la entidad lleva a cabo a lo largo de cada año (por eso se llaman "transversales"). Una de ellas es la ACOGIDA, pieza clave, imprescindible, para que todo esté bien conectado.

III.- ÁREAS TRANSVERSALES.

1.    Área de Acogida.

a.    Acogida, orientación, derivación,…

b.    Labores administrativas y gestiones.

1.a)- Acogida, orientación, derivación,…

Esta área es algo así como el eje alrededor del cual gira todo el plan de actuación de la entidad pues toca absolutamente todos los elementos que forman parte de la misma: todos pasan por ella.

Tal como viene explicado en el artículo “La Acogida en Justicia Y Paz Tenerife” esta área pretende ofrecer a cada persona que acude a la entidad:

1. Escucha activa, mostrando atención a lo que plantea y dar muestras de ello.
2. Recibirle con absoluto respeto sean cuales sean las formas en que esa persona se presente.
3. Tratar de responder a lo que plantee aportándole lo que solicita y, en caso de no poder darle respuesta, derivarle a la persona o entidad donde sí pueda hallar respuesta eficiente.

Estas actitudes facilitarán considerablemente que la persona acogida se sienta cómoda pues se verá escuchada, respetada y aceptada tal cual es con lo cual podrá expresarse libremente sin temor a ser juzgada.

Habrá veces en que no podamos ofrecerle lo que ella vino a buscar. En esos casos le ofreceremos información de otros recursos a los que puede acudir y le facilitaremos datos de contacto para que pueda contactar con ese otro recurso o persona lo antes posible. Ello nos llevará por lo tanto a estar siempre bien informados de los recursos de nuestra zona o por lo menos sabedores de la manera de encontrarlos y mostrarlos a la persona que los necesita.

Habrá también ocasiones en que además de darle esas informaciones sea necesario darle mayor peso a su solicitud de ayuda. En esos casos redactaremos una carta de “derivación” dirigida a la entidad o persona que le atenderá en otro espacio; también puede bastar una llamada telefónica en la cual se haga constancia de que estamos atendiendo a la persona que luego acudirá a ellos.

1.a.1.- Atención a las personas que quieren ser “voluntarias”.

Cuando alguien acude al local con la intención de desarrollar labor de voluntariado en la entidad se sigue este proceso:

1. Se toma nota de sus datos aportándole la “ficha de inscripción”.
2. Se le pone en contacto con la persona responsable del Voluntariado para seguir con ella el proceso de integración en el equipo de JyP.

1.a.2.- Atención a las personas que van a realizar algún “Servicio a la Comunidad”.

Justicia y Paz Tenerife trabaja en coordinación con una amplia red de recursos sociales, entre ellos el CIS MERCEDES PINTO desde el cual nos llegan personas que deben cumplir un calendario y horario en nuestra entidad, a ser posible en proyectos, talleres o áreas transversales en las que esté más capacitadas. En estos casos:

1. Se toma nota de sus datos básicos según planilla (formato Excel) que se halla en la carpeta de “Secretaría”.
2. Se le pone en contacto con la persona coordinadora del proyecto/taller o área transversal en la cual va a concretar su plan de actuación que será quien llevará el seguimiento del proceso que esta persona vaya siguiendo.

1.a.3.- Atención a los estudiantes en “Prácticas”.

De igual manera que con las personas de “Servicio a la Comunidad”:

1. Se toma nota de sus datos básicos según planilla (formato Excel) que se halla en la carpeta de “Secretaría”.
2. Se le pone en contacto con la persona coordinadora del proyecto/taller o área transversal en la cual va a concretar su plan de actuación que será quien llevará el seguimiento del proceso que estas personas vayan desarrollando.

1.b)- Labores administrativas y gestiones.

1.b.1.- Respecto a las tareas administrativas:

1. Mantener al día el control de los correos electrónicos y todo lo que a las cuentas de la entidad vaya llegando:  justiciaypaz.tenerife@gmail.com y justiciaypaztenerifeadm@gmail.com dando respuesta lo más inmediata posible a lo que la requiera e informando de ello al resto del equipo especialmente cuando sean cuestiones que afecten el funcionamiento de la entidad.
2. Responder con amabilidad a las llamadas telefónicas aportando las respuestas que se requieran y dejar o mandar recado a quien corresponda si acaso estas llamadas tienen que ver con determinadas personas del equipo.
3. Tener controlada, ordenada y actualizada la documentación de la entidad siempre disponible para quien la requiriese por las razones objetivas que fuere.
4. Prestar atención a posibles ayudas o subvenciones a las que podamos acceder y sirvan para mejorar o poder emprender nuevas acciones coherentes con las metas que la entidad se propone alcanzar.
5. Poner especial atención a las NOTIFICACIONES recibidas de Hacienda o de cualquier organismo público y responder a las mismas lo antes posible tras informar de ello al órgano de gobierno de nuestra entidad.
6. También a cualquier comunicación de las plataformas de las cuales formamos parte y comunicar su contenido al resto del equipo para facilitar nuestra participación en las actividades propuestas.
7. Llevar control mensual de las cuentas corrientes relacionadas con la entidad. Cada 6 meses descargar el extracto de estas cuentas y guardarlo en la carpeta de contabilidad del año natural en el que estemos.
8. Llevar control de las cuentas de la caja de casa: entradas y salidas (en metálico o en especie) dejando constancia escrita en la planilla correspondiente.
9. Enviar al Departamento de Economía del Obispado de Tenerife en los primeros días de enero la “Memoria justificativa contable” de la entidad y especialmente el conjunto de donativos que JyP ha recibido a lo largo del año natural haciendo constar en la planilla ya preparada al efecto:
• Nombre y apellidos de la persona donante.
• Dirección postal completa: calle/plaza/pasaje/travesía,… nº, C.P., municipio y provincia.
• Su DNI, NIE o pasaporte.
• Cantidad total donada desde el 1 de enero del año hasta el 31 de diciembre.
• Fecha en que hizo su donativo (si son varios anotar la última fecha).
10. Enviar a cada donante un documento (a través del correo electrónico) en el que conste el monto total de sus donativos a la entidad para que esta persona pueda justificar esto en la Declaración de la Renta. 

1.b.2.- Respecto al mantenimiento del local:

1. Barrer la acera y las escalerillas de acceso al local cada día.
2. Mantener los locales de la entidad siempre limpios, ordenados, acogedores.
3. Controlar que los aparatos estén siempre en buen estado: ordenadores, impresora, teléfonos,… y avisar a quien corresponda cuando alguno funcione mal o necesite renovarse.
4. Garantizar que al cerrar el local esté todo en orden: todas las luces y aparatos apagados, el cuarto de aseo con los grifos bien cerrados, sin fugas de agua y las puertas bien cerradas.

CUESTIONES DE CONTENIDO:

1.    ¿Qué dos grandes grupos de actividades se desarrollan en esta área?.

2.    ¿En qué consiste la “escucha activa” y por qué es tan importante en un área como ésta?.

3.    ¿Qué datos debe contener la “Memoria justificativa contable” de la entidad en relación con los donativos que hayamos recibido?, ¿a quién hay que enviar esa memoria?.

CUESTIONES PARA LA REFLEXIÓN Y EL DIÁLOGO:

4.    ¿Por qué solemos decir que el “área de Acogida” es el “eje alrededor del cual gira toda la acción de la entidad”?.

5.    ¿Qué necesitamos cuidar sobre todo en esta área y por qué?.

6.    ¿Cómo podríamos fortalecerla?.