Hay otras áreas de compromiso transformador en la entidad tan importantes y esenciales como los citados en el Programa AREM y tienen la particularidad de que afectan a todo el plan de acción que la entidad lleva a cabo a lo largo de cada año (por eso se llaman "transversales"). Una de ellas es la ACOGIDA, pieza clave, imprescindible, para que todo esté bien conectado.III.- ÁREAS TRANSVERSALES.
1.
Área de Acogida.
a. Acogida, orientación, derivación,…
b. Labores administrativas y gestiones.
1.a)- Acogida, orientación, derivación,…
Esta área es algo así como el eje alrededor
del cual gira todo el plan de actuación de la entidad pues toca absolutamente
todos los elementos que forman parte de la misma: todos pasan por ella.
Tal como viene explicado en el artículo “La
Acogida en Justicia Y Paz Tenerife” esta área
pretende ofrecer a cada persona que acude a la entidad:
- Escucha activa, mostrando atención a lo que
plantea y dar muestras de ello.
- Recibirle con absoluto respeto sean cuales sean las
formas en que esa persona se presente.
- Tratar de responder a lo que
plantee aportándole
lo que solicita y, en caso de no poder darle respuesta, derivarle a la persona
o entidad donde sí pueda hallar respuesta eficiente.
Estas actitudes
facilitarán considerablemente que la persona acogida se sienta cómoda pues se
verá escuchada, respetada y aceptada tal cual es con lo cual podrá expresarse
libremente sin temor a ser juzgada.
Habrá veces en que no podamos ofrecerle lo que ella
vino a buscar. En esos casos
le ofreceremos información de otros recursos a los que puede acudir y le
facilitaremos datos de contacto para que pueda contactar con ese otro recurso o
persona lo antes posible. Ello nos llevará por lo tanto a estar siempre bien
informados de los recursos de nuestra zona o por lo menos sabedores de la
manera de encontrarlos y mostrarlos a la persona que los necesita.
Habrá
también ocasiones en que además de darle esas informaciones sea necesario darle
mayor peso a su solicitud de ayuda.
En esos casos redactaremos una carta de “derivación” dirigida a la entidad o
persona que le atenderá en otro espacio; también puede bastar una llamada
telefónica en la cual se haga constancia de que estamos atendiendo a la persona
que luego acudirá a ellos.
1.a.1.- Atención a las personas
que quieren ser “voluntarias”.
Cuando alguien acude al local con la intención de desarrollar labor de
voluntariado en la entidad se sigue este proceso:
- Se
toma nota de sus datos aportándole la “ficha de inscripción”.
- Se
le pone en contacto con la persona responsable del Voluntariado para seguir con
ella el proceso de integración en el equipo de JyP.
1.a.2.- Atención a las personas
que van a realizar algún “Servicio a la Comunidad”.
Justicia y Paz Tenerife trabaja en coordinación con una amplia red de
recursos sociales, entre ellos el CIS MERCEDES PINTO desde el cual nos llegan
personas que deben cumplir un calendario y horario en nuestra entidad, a ser
posible en proyectos, talleres o áreas transversales en las que esté más
capacitadas. En estos casos:
- Se
toma nota de sus datos básicos según planilla (formato Excel) que se halla en
la carpeta de “Secretaría”.
- Se
le pone en contacto con la persona coordinadora del proyecto/taller o área
transversal en la cual va a concretar su plan de actuación que será quien llevará
el seguimiento del proceso que esta persona vaya siguiendo.
1.a.3.- Atención a los estudiantes
en “Prácticas”.
De igual manera que con las personas de
“Servicio a la Comunidad”:
- Se
toma nota de sus datos básicos según planilla (formato Excel) que se halla en
la carpeta de “Secretaría”.
- Se
le pone en contacto con la persona coordinadora del proyecto/taller o área
transversal en la cual va a concretar su plan de actuación que será quien
llevará el seguimiento del proceso que estas personas vayan desarrollando.
1.b)- Labores administrativas y gestiones.
1.b.1.- Respecto a las tareas administrativas:
- Mantener al día el control de los correos electrónicos y todo lo que a las cuentas de la entidad vaya llegando: justiciaypaz.tenerife@gmail.com y justiciaypaztenerifeadm@gmail.com dando respuesta
lo más inmediata posible a lo que la requiera e informando de ello al resto del
equipo especialmente cuando sean cuestiones que afecten el funcionamiento de la
entidad.
- Responder con amabilidad a las llamadas telefónicas aportando las respuestas que se requieran y dejar o mandar
recado a quien corresponda si acaso estas llamadas tienen que ver con determinadas
personas del equipo.
- Tener controlada, ordenada y actualizada la documentación de la entidad siempre disponible para quien la requiriese por las razones objetivas
que fuere.
- Prestar atención a posibles ayudas o subvenciones a las que podamos acceder y sirvan para mejorar o poder emprender
nuevas acciones coherentes con las metas que la entidad se propone alcanzar.
- Poner especial atención a las NOTIFICACIONES recibidas de Hacienda o de cualquier organismo público y responder a las mismas
lo antes posible tras informar de ello al órgano de gobierno de nuestra
entidad.
- También a cualquier comunicación de las plataformas de las cuales formamos
parte y comunicar su
contenido al resto del equipo para facilitar nuestra participación en las
actividades propuestas.
- Llevar control mensual de las cuentas corrientes relacionadas con la
entidad. Cada 6 meses descargar el extracto
de estas cuentas y guardarlo en la carpeta de contabilidad del año natural en
el que estemos.
- Llevar
control de las cuentas de la caja de casa: entradas y salidas (en metálico o en especie) dejando constancia escrita en
la planilla correspondiente.
- Enviar al Departamento de Economía del Obispado de Tenerife en los primeros
días de enero la “Memoria justificativa contable” de la entidad y especialmente
el conjunto de donativos que JyP ha recibido a lo largo del
año natural haciendo constar en la planilla ya preparada al efecto:
- Nombre y apellidos de la persona
donante.
- Dirección postal completa:
calle/plaza/pasaje/travesía,… nº, C.P., municipio y provincia.
- Su DNI, NIE o pasaporte.
- Cantidad total donada desde el 1 de
enero del año hasta el 31 de diciembre.
- Fecha en que hizo su donativo (si son
varios anotar la última fecha).
- Enviar a cada donante un documento (a través del
correo electrónico) en el que conste el monto total de sus donativos a
la entidad para que esta persona pueda justificar esto en la
Declaración de la Renta.
- Barrer la acera y las escalerillas de acceso al
local cada día.
- Mantener los locales de la entidad siempre limpios,
ordenados, acogedores.
- Controlar que los aparatos estén siempre en buen estado: ordenadores, impresora, teléfonos,… y avisar a quien corresponda cuando
alguno funcione mal o necesite renovarse.
- Garantizar que al cerrar el local esté todo en orden: todas las luces y aparatos apagados, el cuarto de aseo con los grifos
bien cerrados, sin fugas de agua y las puertas bien cerradas.
CUESTIONES DE CONTENIDO:
1.
¿Qué dos grandes
grupos de actividades se desarrollan en esta área?.
2.
¿En qué consiste la
“escucha activa” y por qué es tan importante en un área
como ésta?.
3.
¿Qué datos debe contener
la “Memoria justificativa contable” de la entidad en relación con los donativos
que hayamos recibido?, ¿a quién hay que enviar esa memoria?.
CUESTIONES PARA LA REFLEXIÓN Y EL DIÁLOGO:
4.
¿Por qué solemos
decir que el “área de Acogida” es el “eje alrededor del cual gira toda la
acción de la entidad”?.
5.
¿Qué necesitamos
cuidar sobre todo en esta área y por qué?.
6.
¿Cómo podríamos
fortalecerla?.
